Ta med era fungerande arbetssätt till den digitala mötesplatsen

Om ni är en styrelse som har arbetat ihop ett tag så se till att följa de arbetssätt, den planering och de rutiner ni har byggt upp som ni tycker fungerar bra. Egentligen är det inte så stora förändringar som behöver göras bara för att ni möts digitalt istället för fysiskt. Det som är viktigt för att få en grupp att jobba bra tillsammans är viktigt även när man möts digitalt

Om ni är en ny styrelse som inte har jobbat ihop innan behöver ni lägga mer tid på att lära känna varandra, skapa en samsyn kring styrelsens uppgifter, fördela roller och komma överens om hur ni ska samspela. Då är det bra om ni har ett antal längre videomöten i början där ni låter detta ta tid. Det kommer ni att ha igen sedan.

Ställ om styrelsemötena till digitala möten

Bestäm var - på vilken digital plattform ni ska mötas - och hur ni ska kommunicera med varandra. Det finns flera bra gratissystem att använda. Kanske kan ni använda en plattform som styrelsemedlemmarna redan finns på och känner till hur den fungerar. Gör det enkelt och se till att tekniken fungerar för alla.

Om flera är ovana vid att mötas på nätet, lägg in ett test tillfälle där alla får möjlighet att testa tekniken och kan lära sig om hur systemet fungerar innan första mötet. Det skapar trygghet inför det riktiga mötet.

Det är viktigt att tekniken inte blir ett hinder för delaktighet. Fler bra tips när det gäller tekniken hittar du i artikeln Få tekniken att fungera i dina videomöten i Sensus digitala verktygslåda.

Kommunikation

Det är ännu viktigare med tydliga överenskommelser kring kommunikation när ni inte ses fysiskt, eftersom det är lättare att missförstånd uppstår och dom kan vara svårare att reda ut. Kom överens om hur kommunikationen ska fungera och vilka kommunikationsvägar ni ska använda. Hur och när får styrelsemedlemmarna tillgång till dagordning, protokoll och underlag till mötet och hur anmäler jag frågor som jag vill ta upp etcetera?

Chattforum

Bestäm er för ett chattforum som gruppen använder för snabb och kort kommunikation. Det är värdefullt för den löpande kommunikationen och småsnacket i gruppen. Något som är viktigt att uppmuntra och kommer att underlätta det gemensamma arbetet. Även här kan ni kanske använda ett forum där styrelsemedlemmarna redan finns.

Samla era dokument gemensamt

Ett tips är att samla styrelsens handlingar digitalt i någon molntjänst som Google drive, Dropbox eller liknande. Då minskar risken för att någon missar ett mail med dagordning, protokoll etcetera. Någon i styrelsen får i uppgift att samla alla handlingar på ett ställe. Man kan då sortera dem i mappar efter sammanträdesdatumen. Alla i styrelsen kan lägga till dokument, då blir det enkelt att hitta och dela med varandra.

Upplägg av mötena

Gemenskap

Det är lika viktigt att skapa gemenskap och känslan av att tillhöra gruppen på de digitala mötena som på de fysiska. Flera av de saker ni brukar göra på de fysiska mötena går bara att flytta med till det digitala mötet.

Brukar ni inleda era styrelsemöten med fika? Fortsätt gärna med detta. Börja mötet med videofika där alla tar med sig sin kaffekopp och fikar och småpratar innan mötet börjar. Då har ni också tid att testa tekniken så att det fungerar för alla. Alternativt ta en paus och fika tillsammans en bit in i mötet.

Tydlighet och klara spelregler för mötet

Ha klara spelregler för mötet. Kom överens om hur man göra när man begär ordet, hur ni gör med pauser, hur ni använder chatten. Kom också överens om roller på mötet vem skriver anteckningar, vem leder mötet.. Fundera på om ni också behöver någon mer roll till exempel någon som kollar chatten, hjälper till att hålla tiden eller något annat. I vissa videokonferenssystem finns flera bra verktyg att använda t.ex ja- eller nejknappar för omröstning, knapp för handuppräckning, tumme upp med mera.

Använd de verktyg ni tycker att ni behöver för att underlätta kommunikationen och skapa tydlighet. Många system har möjlighet att dela skärm. Då kan ni dela dokument så att alla ser det ni går igenom samtidigt på skärmen, vilket kan göra det lättare att följa med.

Incheckning/ utcheckning

Inled gärna mötet med en incheckning där ni går laget runt. Då testar ni även tekniken så att ni vet att det fungerar för alla. En incheckning innebär att göra en runda där alla deltagare får svara på någon fråga kring det som snurrar i huvudet och vart de befinner sig mentalt. Exempel på frågor kan vara: Läget just nu, det jag ser fram emot med mötet, min känsla just nu, etcetera. Syftet är att skapa mer fokus och närvaro på mötet. Syftet är också att alla ska få ha sagt något tidigt i mötet vilket ökar sannolikheten för ett aktivt deltagande.

För att summera avsluta mötet med en utcheckning genom att göra en ny runda. Syftet med utcheckningen är att summera mötet. Exempel på frågor kan vara: Vad tyckte jag om mötet, vad tar jag med mig från mötet, min känsla just nu.

Varierande arbetsformer

Precis som i det fysiska mötet behöver ni för att öka delaktigheten variera arbetsformerna efter vad syftet är med de olika punkterna på mötet. Det går utmärkt att ha rundor, i vissa videosystem kan man snabbt och enkelt dela in sig i mindre grupper och sen komma tillbaka till storgruppen. Det går ju också att avbryta mötet för en reflektionsstund där alla funderar tyst för sig själva.

Andra verktyg som kan vara bra att använda

Mentimeter

Kan användas för att göra omröstningar eller ordmoln, mentimeter.com.

Digital whiteboard

En digital whiteboard med möjlighet att rita och dela, whiteboard.fi.

Digitala anslagstavlor

Skapa digitala anslagstavlor själv eller i grupp t.ex. för brainstorming med Padlet, padlet.com.

Digitala post-it lappar

Använd digitala post-it lappar för att samla upp idéer eller kanske redovisa ett grupparbete, linoit.com.

Energi

Se till att ta paus ofta, efter 40-45 minuter kan vara ett riktmärke. Många av oss tycker att det är mer krävande att sitta still framför en dator än i ett rum tillsammans. Ni kan ju också göra energizers, korta övningar med rörelse för att skapa energi. Ni kan exempelvis göra gemensamma rörelseövningar där ni sträcker på kroppen eller göra en runda där alla får göra någon favoritrörelse som alla härmar.

Läs mer i dokumentet Skapa bra digitala möten som finns i Sensus digitala verktygslåda.