Under ett längre möte eller en längre konferens kan det vara bra att varva större samlingarna med samtal i mindre grupper. Detta kan vara en utmaning. Vi har här samlat några förslag på upplägg med samtal i små grupper. Naturligtvis finns det många fler!
‍

Det kan vara en utmaning att leda ett möte som är både digitalt och fysiskt. Alla deltagare ska kunna se, synas, höra och höras och delta på lika villkor. Ett jämlikt hybridmöte kräver ofta att ni är flera funktionärer/mötesvärdar. Om du vet att många deltagare kommer att närvara digitalt kan det därför vara en god idé att i stället göra mötet helt digitalt.
‍

1. Flera små fysiska grupper + ett gemensamt digitalt rum

Den här lösningen passar bra vid stora konferenser där flera deltagare är utspridda på olika platser men kan träffas fysiskt i små grupper.

Gör så här

• Skapa mindre grupper (t.ex. utifrån geografisk placering) och låt dessa träffas på olika fysiska platser. Varje deltagare måste ha en egen dator med internetuppkoppling.

• Låt samlingar i storgrupp (när alla träffas) vara digitala. Alla deltagare sitter framför en egen dator och har en egen mikrofon/ett eget headset.

• Om några deltagare inte har möjlighet att resa går det med fördel att även skapa en eller flera mindre digitala grupper som träffas digitalt.

Fördelar

• En möjlighet att träffas i ett fysiskt rum, även om inte alla träffar alla.
• Ett sätt att undvika långa resor.
• För personer som tycker att stora samlingar är jobbiga kan detta vara ett bättre alternativ än den traditionella konferensen.
• Det digitala mötet sker på lika villkor då alla sitter vid en egen skärm.

Tänk på

Tänk på att de fysiska platserna bör erbjuda möjlighet att sitta avskilt med sin egen dator under de digitala mötena. Att sitta många i samma rum och delta i samma digitala möte kan vara svårt, främst pga ljudet.

‍

2. Flera fysiska deltagare + flera digitala deltagare  

Den här lösningen passar bra vid stora konferenser med majoriteten fysiska deltagare, men med flera digitala deltagare. Upplägget innebär att en stor del av programmet består av att någon föredrar och att övriga lyssnar. Varva föredragen med samtal i mindre grupper.

‍

Gör så här

• SAMLING I STORGRUPP
  Låt samlingarna i storgrupp ha fokus på föredragshållarna och möblera det fysiska rummet för detta. Rikta en kamera mot den som föredrar. Om möjligt, logga in i det digitala mötet från två datorer och låt den ena kameran filma åhörarna i rummet. Det kan även vara bra att markera på golvet var föredragshållaren ska stå så att denna inte går "ur bild" under föredraget. 
  ‍
  Visa de digitala deltagarna på en stor skärm i rummet. Undvik om möjligt att placera skärmen alldeles bakom föredragshållaren. Om bildspel används, låt en värd (host) som ansvarar för det digitala mötet dela bildspelet i det digitala rummet.
  
  När det är dags för frågor, var noga med att upprepa frågan så att alla i det digitala rummet hör. Låt den digitala värden hålla koll på när de digitala deltagarna vill ställa frågor eller säga något.
  ‍

• MINDRE GRUPPSAMTAL 
  Skapa mindre grupper med både digitala och fysiska deltagare genom att använda flera datorer och flera breakoutrooms. Skapa lika många breakoutrooms som grupper. Använd lika många datorer och gå in i ett breakoutroom per dator. Döp rummen så att det är lätt att veta vilket rum som är vilket. Placera sedan ut datorerna på olika fysiska platser/stationer.
  
  Nu kan de digitala deltagarna förflytta sig mellan olika breakoutrooms (olika datorer på olika platser), och de fysiska deltagarna kan förflytta sig i det fysiska rummet till de olika stationerna/datorerna.

‍

Fördelar

• Möjliggör grupparbete med grupper bestående av både digitala och fysiska deltagare.
• Möjliggör en fysisk konferens även om flera deltagare medverkar digitalt.
• Bidrar till större variation och inkludering då både fysiska och digitala deltagare finns i samma breakoutrooms.